Cómo recoger disponibilidad y preferencias para los turnos
Proceso mensual para recoger disponibilidad, restricciones, preferencias y ausencias sin mensajes dispersos ni datos sensibles.
Para recoger datos antes del cuadrante, utiliza un canal, una fecha límite y cuatro categorías distintas: disponibilidad, restricción, preferencia y ausencia aprobada. Si todo llega como “no puedo”, el planificador no sabe qué es obligatorio, qué está pendiente y qué puede intentar respetar.
Los cuatro tipos de información
| Tipo | Qué significa | Estado antes de generar |
|---|---|---|
| Disponibilidad | Franja en la que la persona puede ser programada | Dato de planificación |
| Restricción | Límite que debe respetarse según el marco aplicable | Confirmada y documentada |
| Preferencia | Turno o día deseado | Objetivo no garantizado |
| Ausencia aprobada | Vacaciones, permiso u otra ausencia ya resuelta | Bloqueo de asignación |
Una solicitud de vacaciones pendiente no es todavía una ausencia aprobada. Una preferencia por mañanas no equivale a una restricción de tardes.
Campos mínimos de una solicitud
Pide solo:
- Persona y grupo.
- Periodo afectado.
- Categoría de solicitud.
- Fecha o franja.
- Alternativa aceptable, si existe.
- Comentario operativo opcional.
- Fecha de envío.
No pidas diagnósticos, tratamientos ni detalles familiares. Si una ausencia requiere documentación, utiliza el canal de RR. HH. definido por la empresa, no el campo de comentarios del cuadrante.
Calendario mensual de ejemplo
Para un cuadrante que se publica el día 25:
| Momento | Acción |
|---|---|
| Día 1 | Abrir solicitudes del mes siguiente |
| Día 10 | Recordatorio del plazo |
| Día 15 | Cierre ordinario |
| Días 16–18 | Resolver pendientes y conflictos |
| Día 19 | Confirmar datos que entran al generador |
| Días 20–23 | Generar, corregir y revisar |
| Día 25 | Publicar una única versión |
Las fechas son un ejemplo operativo, no una obligación legal. Adáptalas al convenio, al plazo de vacaciones y a la realidad del negocio.
Criterios de aprobación transparentes
Publica criterios antes de recibir solicitudes:
- Cobertura y cualificación mínima.
- Restricciones y ausencias ya aprobadas.
- Orden y plazo de recepción, si procede.
- Reparto histórico de turnos demandados.
- Alternativas ofrecidas.
- Criterio de desempate.
No prometas “se concede por orden de llegada” si después utilizarás cobertura o equidad. La coherencia importa más que elegir un criterio aparentemente simple.
Cómo resolver conflictos
Ejemplo: tres personas prefieren librar el mismo sábado y solo una puede hacerlo.
- Comprueba si alguna petición es una restricción o ausencia, no una preferencia.
- Revisa quién disfrutó sábados equivalentes.
- Busca alternativas aceptadas.
- Aplica el criterio publicado.
- Registra la decisión y comunica individualmente.
Evita publicar motivos personales. El equipo puede conocer el criterio sin conocer datos privados.
Flujo completo de ejemplo
- S04 solicita librar el sábado 22 como preferencia.
- S07 solicita vacaciones del 18 al 24.
- El manager aprueba las vacaciones por el proceso correspondiente.
- S07 pasa a “ausencia aprobada”; S04 sigue como preferencia.
- Al generar, el sistema bloquea S07 e intenta respetar S04 si hay cobertura.
- Si no puede, el manager explica la decisión y ofrece otra fecha.
Para vacaciones, revisa cómo planificarlas en equipos rotativos. Para jornadas parciales, consulta turnos de trabajadores a tiempo parcial.
Política y formulario descargables
Son puntos de partida operativos, no asesoramiento jurídico. Revisa la política con quien corresponda antes de aplicarla.
Cómo trasladarlo a Qadra
Crea un grupo piloto y acuerda:
- Qué tipos de solicitudes se recibirán.
- Quién aprueba.
- Cuándo cierra el mes.
- Qué estados puede consultar cada persona.
- Cómo se gestionan cambios después de publicar.
Centralizar no significa aprobar automáticamente. Qadra organiza la solicitud y su estado; el manager aplica criterios y construye el cuadrante. Si hay un cambio posterior, usa el flujo de gestión de cambios de turno y la checklist mensual.
¿Quieres dejar de recopilar mensajes dispersos? Crea un grupo de prueba en Qadra, define un plazo y centraliza las solicitudes del próximo mes antes de generar.